Privacyverklaring ComfortGids

ComfortGids is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers en consumenten die gebruikmaken van ComfortGids, bijvoorbeeld wanneer je:

• onze website bezoekt;
• de WoningScan gebruikt;
• een van onze rekentools gebruikt;
• een offerte laat controleren;
• offertes aanvraagt;
• je inschrijft voor onze nieuwsbrief;
• contact met ons opneemt.

Voor aangesloten installateurs en andere zakelijke relaties kunnen afzonderlijke privacyafspraken gelden.

Welke persoonsgegevens we verwerken hangt af van de dienst die je gebruikt.

We verzamelen niet meer gegevens dan redelijkerwijs nodig is voor onze dienstverlening, communicatie, beveiliging en wettelijke verplichtingen.

3.1 WoningScan en rekentools

Wanneer je onze WoningScan of een rekentool gebruikt, kunnen we onder andere verwerken:

• adres- en postcodegegevens;
• gegevens over je woning;
• gegevens over energieverbruik en energieopwekking;
• informatie over bestaande installaties, zoals zonnepanelen, een warmtepomp of thuisbatterij;
• informatie over je huishouden voor zover dat nodig is voor de berekening;
• antwoorden die je tijdens de scan of berekening invult;
• je e-mailadres wanneer je een resultaat wilt ontvangen;
• technische gegevens zoals IP-adres en gegevens die nodig zijn voor beveiliging en goede werking van onze diensten.

Waar dit relevant is, kunnen we de door jou ingevulde gegevens aanvullen met openbaar beschikbare woning- en gebouwgegevens.

We gebruiken deze gegevens om:

• de gevraagde scan of berekening uit te voeren;
• je resultaten te tonen of toe te sturen;
• onze tools goed te laten functioneren;
• onze dienstverlening te beveiligen en misbruik te voorkomen.

3.2 Offertecheck

Wanneer je gebruikmaakt van onze offertecheck kunnen we verwerken:

• de offerte of andere documenten die je uploadt;
• informatie die in deze documenten staat;
• gegevens over je woning of project;
• informatie die je zelf toevoegt;
• contactgegevens wanneer die nodig zijn om het resultaat aan je beschikbaar te maken.

We gebruiken deze gegevens om de offerte te analyseren en je inzicht te geven in bijvoorbeeld prijzen, producten, uitgangspunten, werkzaamheden en opvallende of ontbrekende onderdelen.

Voor het uitvoeren van de offertecheck kunnen we gebruikmaken van technische analyse- of AI-diensten.

Een geüploade offerte kan ook persoonsgegevens van andere personen bevatten. We vragen je daarom geen persoonsgegevens of andere informatie mee te sturen die niet nodig is voor de offertecheck.

De offertecheck is een hulpmiddel en geen technische keuring of juridisch advies.

3.3 Offertes aanvragen

Wanneer je via ComfortGids offertes aanvraagt, kunnen we onder andere verwerken:

• voor- en achternaam;
• adres en postcode;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• gegevens over je woning;
• gegevens over de verduurzamingsmaatregel waarin je geïnteresseerd bent;
• informatie over je project of aanvraag;
• antwoorden die je tijdens het aanvraagproces geeft.

We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te behandelen en passende aangesloten installateurs te selecteren.

Je aanvraag kan vervolgens worden gedeeld met maximaal drie aangesloten installateurs die passen bij je aanvraag.

De geselecteerde installateurs kunnen daarna telefonisch en/of per e-mail contact met je opnemen over jouw aanvraag.

Waar daarvoor volgens de wet toestemming nodig is, vragen we die toestemming duidelijk in de aanvraagflow. Toestemming kan later worden ingetrokken.

ComfortGids garandeert niet dat iedere aanvraag daadwerkelijk leidt tot contact of een offerte.

3.4 Contact met ComfortGids

Wanneer je contact met ons opneemt via bijvoorbeeld e-mail, telefoon, een contactformulier of social media, verwerken we de informatie die je zelf aan ons verstrekt.

We gebruiken deze gegevens om je vraag, verzoek of klacht te behandelen.

3.5 Nieuwsbrief en updates

Je kunt je vrijwillig aanmelden voor e-mails van ComfortGids.

Daarmee kunnen we je bijvoorbeeld informeren over:

• nieuwe artikelen;
• praktische verduurzamingstips;
• ontwikkelingen rond energie en subsidies;
• nieuwe tools of diensten van ComfortGids.

We verwerken hiervoor je e-mailadres en eventueel je naam.

Je ontvangt deze berichten alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals jouw toestemming. Je kunt je altijd eenvoudig afmelden via de afmeldmogelijkheid in onze e-mails.

Volgens de AVG mogen we persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerken we gegevens omdat:

• dit nodig is om een dienst uit te voeren waar je zelf om vraagt, zoals een WoningScan, rekentool, offertecheck of offerteaanvraag;
• je toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief, telefonisch contact waarvoor toestemming vereist is of niet-noodzakelijke cookies;
• we een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, het beantwoorden van vragen en het verbeteren van onze dienstverlening;
• we wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te verwerken of bewaren.

Als een verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kun je die toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór het intrekken rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Wanneer je offertes aanvraagt, selecteert ComfortGids aangesloten installateurs die mogelijk bij je aanvraag passen.

Daarbij kunnen bijvoorbeeld een rol spelen:

• de gewenste verduurzamingsmaatregel;
• je regio;
• het werkgebied van de installateur;
• specialisatie;
• beschikbaarheid;
• aansluiting bij je aanvraag.

ComfortGids vergelijkt daarbij niet alle installateurs in Nederland.

De selectie bepaalt niet met welke installateur je uiteindelijk zaken moet doen. Die keuze blijft altijd bij jou.

We nemen geen volledig geautomatiseerde beslissingen die juridische gevolgen voor je hebben of je op een vergelijkbare manier aanzienlijk treffen.

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wanneer je daar zelf om hebt gevraagd, wanneer je toestemming hebt gegeven of wanneer we daar wettelijk toe verplicht zijn.

6.1 Aangesloten installateurs

Wanneer je een offerteaanvraag indient, kunnen we je contact- en aanvraaggegevens delen met maximaal drie passende aangesloten installateurs.

Deze installateurs kunnen de ontvangen gegevens gebruiken om jouw aanvraag te behandelen en hierover contact met je op te nemen.

Vanaf het moment dat een installateur jouw gegevens voor zijn eigen dienstverlening verwerkt, is die installateur zelfstandig verantwoordelijk voor die verwerking.

6.2 Dienstverleners

Om ComfortGids te laten functioneren maken we gebruik van externe dienstverleners.

Dit kunnen bijvoorbeeld partijen zijn voor:

• hosting en cloudopslag;
• e-mail en klantcommunicatie;
• CRM- en klantbeheersystemen;
• analyse van websitegebruik;
• beveiliging;
• technische ondersteuning;
• opslag en verwerking van gegevens;
• AI- en analysediensten, wanneer deze nodig zijn voor een functie van ComfortGids, zoals de offertecheck.

Deze partijen krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat nodig is om hun dienst uit te voeren.

Wanneer een partij persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerkt, maken we waar vereist afspraken over onder andere het gebruik en de beveiliging van die gegevens in een verwerkersovereenkomst.

6.3 Wettelijke verplichtingen

We kunnen persoonsgegevens verstrekken wanneer we daar wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld aan een bevoegde toezichthouder, rechter of overheidsinstantie.

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken.

In dat geval maken we alleen gebruik van deze verwerking wanneer daarvoor volgens de AVG een geldige basis en passende waarborgen bestaan.

ComfortGids gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Sommige zijn noodzakelijk om de website goed te laten functioneren. Andere kunnen worden gebruikt om het gebruik van onze website te analyseren of voor marketing.

Voor cookies en technieken waarvoor toestemming nodig is, vragen we die vooraf via onze cookiebanner.

Welke cookies en technieken we precies gebruiken en hoe je je voorkeuren kunt aanpassen staat in ons Cookiebeleid.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Als uitgangspunt hanteren we de volgende maximale bewaartermijnen:

• WoningScan en rekentools: maximaal 24 maanden;
• offertecheck en geüploade documenten: maximaal 24 maanden;
• offerteaanvragen: maximaal 24 maanden na de aanvraag;
• contactberichten: maximaal 12 maanden nadat het contact is afgerond;
• technische en beveiligingsgegevens: maximaal 6 maanden;
• nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt.

Soms kunnen we gegevens langer bewaren wanneer dit wettelijk verplicht is, nodig is voor beveiligingsonderzoek of noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische rechten.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere:

• verlies;
• misbruik;
• onbevoegde toegang;
• ongewenste wijziging;
• ongeoorloofde openbaarmaking.

Denk bijvoorbeeld aan beveiligde verbindingen, toegangsbeveiliging en het beperken van toegang tot personen die de gegevens daadwerkelijk nodig hebben.

We beoordelen ook de partijen waarmee we samenwerken op hun rol bij de verwerking en maken waar nodig afspraken over beveiliging en verwerking.

Wanneer er een beveiligingsincident of datalek plaatsvindt, onderzoeken we wat er is gebeurd en welke maatregelen nodig zijn.

Wanneer dat volgens de wet verplicht is, melden we een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als een datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor betrokken personen, informeren we hen wanneer de wet dat vereist.

Je hebt verschillende rechten over jouw persoonsgegevens.

Je kunt ons onder andere vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
• onjuiste gegevens te corrigeren;
• persoonsgegevens te verwijderen;
• de verwerking van gegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te dragen wanneer dat recht van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Niet ieder recht geldt in iedere situatie. Soms mogen of moeten we bepaalde gegevens blijven bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting.

We reageren in principe binnen één maand op een privacyverzoek. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of er meerdere verzoeken zijn, kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Als dat gebeurt, informeren we je daarover.

Controleren van je identiteit

Wanneer je een verzoek doet over jouw persoonsgegevens, moeten we kunnen controleren dat we met de juiste persoon te maken hebben.

We proberen dit eerst met informatie die we al van je hebben of met een eenvoudige verificatiemethode, bijvoorbeeld via het bij ons bekende e-mailadres.

We vragen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk zijn om je identiteit te controleren en vragen niet standaard om een kopie van je identiteitsbewijs.

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop ComfortGids met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan gerust contact met ons op via privacy@comfortgids.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Onze website, dienstverlening en wetgeving kunnen veranderen.

Daarom kunnen we deze privacyverklaring aanpassen.

De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, informeren we je wanneer dat redelijkerwijs nodig is.

Heb je vragen over deze privacyverklaring, over de verwerking van jouw persoonsgegevens of wil je gebruikmaken van een van je privacyrechten? Neem dan contact met ons op via privacy@comfortgids.nl.